1. وضوح الغرض من النص

من أول الأمور التي يجب مراعاتها عند كتابة نص رسمي هي تحديد الغرض من النص بشكل واضح ومباشر. على سبيل المثال:

• I am writing this email to inform you that I might not be able to arrive at work on time due to bad weather conditions.
• This is to certify that Mr. Sam has been working in our company since 2020.

في المثال الأول، تم توضيح السبب وراء كتابة البريد الإلكتروني بشكل مباشر. وفي المثال الثاني، تم تحديد الغرض من الشهادة بوضوح.

2. التركيز على الفكرة الأساسية

اجعل الفكرة التي ترغب في إيصالها واضحة من خلال الإجابة عن الأسئلة الأساسية مثل: ماذا، متى، أين، لماذا، وكيف. لكن احرص على أن تكون إجابتك مختصرة وغير مكررة. على سبيل المثال، عند كتابة تقرير، ركز على النقاط الجوهرية وقدمها بترتيب منطقي.

3. الدقة في نقل المعلومات

الدقة عامل أساسي عند كتابة نصوص رسمية. يجب أن تكون المعلومات المقدمة صحيحة ومدققة لتجنب أي أخطاء تؤثر على المصداقية. إذا كنت غير متأكد من معلومة معينة، يمكنك استخدام كلمات تعبر عن الاحتمالية مثل:

• Likely
• Probably
• Maybe
• Perhaps

على سبيل المثال: "It is likely that the meeting will be rescheduled due to unforeseen circumstances."

4. تجنب العبارات الاصطلاحية

في النصوص الرسمية، يُفضل تجنب استخدام العبارات الاصطلاحية أو المصطلحات العامية التي قد تربك القارئ. بدلاً من ذلك، استخدم لغة واضحة ومباشرة تناسب المجال الذي تكتب فيه.

5. المراجعة الدقيقة

راجع النصوص التي تكتبها بعناية قبل الإرسال. تحقق من صحة القواعد النحوية والإملائية واستخدام الكلمات. إذا أمكن، اطلب من زميل أو معلم مراجعة النصوص لضمان خلوها من الأخطاء.

6. استخدام اللغة المباشرة

يُفضل استخدام اللغة المباشرة بدلاً من المبني للمجهول في النصوص الرسمية، لأنه يعزز من وضوح المعنى. على سبيل المثال:

بدلاً من قول: "تم إخبارنا بأن يوم غد سيكون عطلة"، قل: "The HR told us that tomorrow will be a holiday."

7. تجنب الإسهاب

لا تسهب في النصوص الرسمية. ركز على تقديم المعلومات الضرورية فقط. فالمتلقون غالباً ما يهتمون بالنقاط الأساسية دون الخوض في التفاصيل غير الضرورية. هذا ينطبق بشكل خاص على السير الذاتية والتقارير.