أهم المفردات والعبارات المستخدمة في كتابة الرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية

تُعتبر الرسائل الرسمية جزءًا أساسيًا من التواصل في المجالات المهنية والتعليمية والتجارية. سواء كنت تُرسل رسالة إلكترونية أو بريدًا تقليديًا، فإن استخدام المفردات والعبارات المناسبة يُعد من الأمور التي تعكس احترافيتك وتساعد على إيصال رسالتك بوضوح وفعالية. وسنستعرض في هذا المقال أهم المفردات والعبارات التي تُستخدم في كتابة الرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية.

1.     التحية الافتتاحية (Salutations)

تُعد التحية الافتتاحية أول ما يصادفه القارئ لرسالتك، لذا من المهم أن تكون مكتوبة بلغة تعبر عن الاحترام وتتناسب مع المرسل إليه:

·       Dear Sir/Madam: إذا لم تكن تعرف اسم الشخص الذي تُرسل إليه الرسالة.

·       Dear Mr. [اسم العائلة]: عند معرفة اسم الشخص المرسل إليه.

·       Dear Ms. [اسم العائلة]: تستخدم إذا كنت لا تعرف حالة الشخص الاجتماعية أو إذا كانت السيدة تفضل هذه الصيغة.

·       To Whom It May Concern: إذا كنت لا تعرف المرسل إليه وتوجه الرسالة إلى جهة معينة.

 

2.     عبارات لتقديم نفسك أو التعريف بموضوع الرسالة (Introducing Yourself or the Purpose)

تُستخدم هذه العبارات في بداية الرسالة لتوضيح الغرض منها:

·       I am writing to inform you: تعبير شائع لإعلام المستلم بشيء.

·       I would like to bring to your attention: تستخدم للإشارة إلى موضوع مهم.

·       I am writing in regard to: تستخدم عندما تُكتب الرسالة بشأن مسألة محددة.

·       Please be advised that: تعبير رسمي يُستخدم عند تقديم معلومات مهمة.

 

3.     عبارات للاعتذار أو الشكر (Apologies or Gratitude)

تُعد عبارات الاعتذار أو الشكر جزءًا من الرسائل الرسمية التي تُظهر احترامك للآخرين:

·       I apologize for any inconvenience caused: تستخدم للاعتذار عن أي إزعاج قد تسببت فيه.

·       Thank you for your prompt response: تعبير شكر على رد سريع.

·       I would like to express my gratitude for: طريقة رسمية للتعبير عن الشكر.

 

4.     عبارات لتوضيح الطلبات أو الإجراءات (Requests or Actions)

عندما تكون الرسالة تتعلق بطلب أو إجراء معين، فإن استخدام عبارات مناسبة يضمن أن رسالتك تكون مفهومة بوضوح:

·       Could you please: صيغة مهذبة لطلب شيء.

·       I would appreciate it if: تعبير مهذب يُستخدم لطلب شيء مع الإشارة إلى الامتنان.

·       Please let me know if: تُستخدم للسؤال عن شيء أو للحصول على رد.

·       I kindly request: تعبير رسمي يُستخدم في طلبات خاصة.

 

5.     عبارات للختام (Closings)

الختامة هي ما تترك انطباعًا نهائيًا، لذا فإن من المهم أن تكون مكتوبة بلغة تعبر عن الاحتارم والتهذيب:

·       Yours sincerely: يُستخدم عندما تعرف اسم المرسل إليه.

·       Yours faithfully: يُستخدم عندما لا تعرف اسم المرسل إليه.

·       Best regards: أكثر صيغ الختام شيوعًا في الرسائل غير الرسمية والرسمية.

·       Kind regards: تُستخدم بشكل شائع في الرسائل الرسمية مع لمسة من الود.

 

6.     اللغة المهذبة والاحترافية (Polite and Professional Language)

استخدام لغة مهذبة ومحترمة في الرسائل الرسمية يُظهر احترافيتك ويعزز من سمعتك المهنية:

·       I would be grateful if: طريقة مهذبة للتعبير عن طلب.

·       It would be a pleasure to: للتعبير عن رغبتك في أداء شيء بشكل إيجابي.

·       Please do not hesitate to contact me: تعبير يُظهر استعدادك للمساعدة.

 

7.     عبارات لتوضيح المرفقات (Attachments)

في حال كانت الرسالة تتضمن مرفقات، يجب توضيح ذلك بشكل مهذب:

·       Please find attached: للتأكيد على أن المستلم سيجد الملفات المرفقة.

·       I have attached: تستخدم للإشارة إلى المرفقات.

·       Enclosed please find: تستخدم عادة في الرسائل الرسمية الموجهة عبر البريد التقليدي.

 

 

 

الخلاصة

إتقان المفردات والعبارات المناسبة في الرسائل الرسمية يُعد خطوة أساسية في تحسين مهارات الكتابة باللغة الإنجليزية. ومن خلال استخدام هذه العبارات والمفردات بشكل صحيح، يمكنك ضمان أن رسائلك ستكون محترمة، واضحة، ومهنية، مما يسهم في تحسين تواصلك مع الآخرين.